Thuiswerken? Koekie!

wij werkten al thuis voor Corona een biermerk was…

Sinds het ontstaan van CutTheWeb werken wij thuis. Waarom? Omdat dat beter werkt, meer creativiteit oplevert, meer flexibiliteit, blijere medewerkers en een hoger ‘getting things done’ gehalte. Althans, dat vinden wij (nog steeds).

Omdat iedereen nu ‘moet’ hebben we besloten onze kennis met jullie te delen. Mochten er organisaties zijn die er niet uitkomen, we helpen graag.

Werken op afstand, hoe hou je grip?

Thuiswerken, dat is wat we nu zoveel mogelijk zouden moeten doen… Maar:

• Hoe pak je thuiswerken aan?
• Hoe houd je grip op je medewerkers?
• Hoe organiseer je meetings?
• Hoe worden deadlines gehaald?

Hoe pak je thuiswerken aan?

Normaal: rustig aan… zorg dat mensen laptops hebben, maak afspraken over waar en hoe wel en waar en hoe niet. Thuiswerken met 2 kleine kinderen in dezelfde ruimte of geen andere ‘oppas’ gaat bijvoorbeeld niet. Dat lijkt vanzelfsprekend maar is het niet.

Overigens mag bij ons iedereen overal werken… mits we het weten EN het de beste plek en situatie is om je werk goed te doen. Dit blog zou ik niet op een festival schrijven om maar eens wat te noemen…

In deze tijd: hou het simpel. Vraag of mensen thuis kunnen en willen werken. Denk met ze mee. Hebben ze een laptop? Een desktop? Hoe kunnen ze inloggen? Welke ‘tools’ hebben ze nodig om thuis te werken en welke heb ik als werkgever of manager nodig om te kunnen sturen waar we nu heen moeten?

Grip houden op je medewerkers en het werk

Toen wij 12 jaar geleden begonnen met thuiswerken hadden we verwacht dat iedereen die dat kon dat snel genoeg ook zou gaan doen… Nou ja, bijna iedereen. Maar dat blijkt niet zo te zijn… We denken nog steeds dat de belangrijkste reden daarvoor ‘grip’ is. Vooral het gevoel van grip eigenlijk…

Wat we zien is dat als je thuiswerken goed organiseert je veel MEER grip hebt en veel scherper krijgt. Sterker: we zouden onze thuiswerk systemen ook gebruiken als we niet thuis werkten.

Daarvoor heb je eigenlijk maar twee dingen nodig:

• Een goed planningsysteem. Wij gebruiken Monday.
• Time Tracking die dagelijks wordt bijgehouden. Wij gebruiken Timely. Maar ook dat zou in Monday kunnen.

Daarna: zorg dat iedereen een goede planning maakt, doorloop deze, kijk periodiek (bij ons normaal wekelijks, nu dagelijks) wat er moet gebeuren, gelukt is en wat nog niet.

Hoe organiseer je meetings?

Normaal overleggen wij eens per week… vrijdagochtend is onze ‘kantoordag’. We komen dan (meestal) ook fysiek samen. Maar dat hoeft niet… In deze tijden gebruiken we Skype, Google Hangouts, conference calls, Facetime, Slack, Monday, Whatsapp groepen… er zijn enorm veel mogelijkheden om online een meeting op te starten. Met of zonder camera. Vaak is schermdeling belangrijk om goed te kunnen duiden.

Een aantal tips:

• Zorg er van tevoren voor dat iedereen kan inloggen.
• Start de meeting tijdig op, zodat iedereen toegevoegd kan worden.
• Zorg voor een digitale agenda en deel het scherm.
• Roep iedereen op zich (zo goed mogelijk) voor te bereiden.
• Structureer de meeting verder zoals je gewend bent.

Hoe worden deadlines gehaald?

Deadlines zijn helder, waar je je taken ook bijhoud. Als je van daar terug rekent naar nu in ‘welke taken moeten er dan gebeuren’, daar tijd en mensen aan hangt (met een beetje marge liefst) en dan de planning maakt…

Zorg voor een goede check van wat de planning was en waar iedereen staat en je hebt een geoliede machine. Mensen die niet meekomen? Die vallen vanzelf door de mand… En die ga je spreken en vragen hoe het komt, weer wat intensiever (laten) begeleiden, kijken of ze wel op de juiste plek zitten wellicht op den duur.

Kan iedereen dit?

Niet helemaal… maar met hulp kom je wel een heel eind. Sommige mensen hebben die hulp wel bijna dagelijks nodig. Denk aan mensen die slecht kunnen plannen of mensen die een beetje digibeet zijn. Vaak komt die laatste groep wel snel los en vindt het daarna heerlijk.

Valkuilen

Ja, er zijn ook valkuilen. Jonge mensen hebben vaak moeite met de discipline. We hebben een aantal keer gezien dat ze vastlopen. Mensen die net van school komen bv doen het vaak ‘voor de meester’. Die mentaliteit is uiteraard een probleem… Het is dan ook niet altijd gelukt (of we hebben er niet voor gekozen) ze in die gevallen ‘bij ons’ te houden. Ook omdat we denken dat 9:00 tot 17:00 juist voor hen wel even lekker is.

Hoe kunnen we helpen?

Zeg je ‘leuke tips jongens, maar mijn organisatie is hier (nog) niet klaar voor!? Hoe ga ik dat snel fixen…!? We helpen je graag! Wat we zoal voor je kunnen doen:

• Laptops / computers regelen.
• Mensen ‘online’ krijgen.
• Tools regelen en (helpen) inrichten voor jouw organisatie, team of bedrijf.
• Planningen (helpen) maken.
• Teamgenoten (dagelijks) begeleiden.
• Meetings helpen structureren…

Kortom: online meelopen net als dat offline kan gebeuren als je een organisatieadviseur over de vloer krijgt…

“Ik kan dat nu niet betalen!” Geen probleem…

Wie deze stappen gaat zetten gaat deze crisis overleven… Lees ons blog hierover (link hieronder). Maak je dus geen zorgen over de betaling, daar komen we wel uit. We snappen heel goed dat je cash flow nu belangrijk is… Maar doordraaien ook.

Vragen? Hulp nodig? Bel ons!

Hulp hierbij nodig? Laat het ons weten!

Lees ook onze blogs

Google Ads in crisis en ondernemen in (deze) crisis.

Wil je met ons werken, maar kan je het nu niet betalen? Dat hoeft zeker geen belemmering te zijn… We hebben hele goede ideeën hoe we nu kunnen zorgen dat je overleeft maar pas gaat betalen als dat overleven ook echt is gelukt en je geld verdient in plaats van verliest. Geen druk op je cashflow, geen risico en toch sterker uit de crisis komen!? Bel of mail ons!

Deel dit artikel op je socials